Wszystkim nam brakuje czasu, choć jeśli w telewizorze pojawia się nowy odcinek ulubionego serialu, to okazuje się, że znajdujemy dodatkową godzinę na to, żeby zatopić się całym sobą w historię obcych nam osób. Oznacza to, że jeśli sytuacja, której doświadczamy jest dla nas wartościowa, to czas płynie zupełnie inaczej. Tak dzieje się, kiedy jesteśmy już wewnątrz gabinetu lekarskiego, w przeciwieństwie do czasu oczekiwania na wizytę przed drzwiami. Tak dzieje się, jeśli jesteśmy już w pojeździe zmierzającym na upragniony urlop, w przeciwieństwie do czasu oczekiwania na lotnisku, czy dworcu. Dokładnie tak samo jest z pacjentami, którzy denerwują się stojąc w kolejce, ale gdy nadejdzie ich pora obsługi, to czas jakby się dla nich zatrzymuje.

Rolą farmaceuty jest dopasowanie się do oczekiwań pacjentów, a jeśli znajdzie się tą właściwą drogę, to zbudowana raz więź sympatii, będzie owocowała kolejnymi powrotami. Czas przeznaczony na obsługę jest wówczas kluczowym parametrem. Pacjent musi poczuć, że kiedy jest przed okienkiem, to cała uwaga jest skupiona właśnie na nim i otrzymuje tyle czasu, ile uzna za niezbędne. Wiemy też jednocześnie, że wielu farmaceutów ma olbrzymią wiedzę praktyczną, z której pacjenci chętnie korzystają, dowiadując się nowych rzeczy, bądź weryfikując dotychczasowe informacje. Skupienie uwagi na pacjencie, a nawet zachęcenie go do dłużej rozmowy poprzez ustawienie krzesła od strony sali ekspedycyjnej będzie dowodem empatii i chęci zbudowania trwałych relacji. To odpowiednie wykorzystanie czasu, bo w czasach obecnych wielu pacjentów potrzebuje wiarygodnych informacji, które podane w odpowiedni sposób budują także wizerunek farmaceuty-autorytetu pacjenta.

Często spotykam się z sygnałami od farmaceutów, że pacjenci wykorzystują swoją sytuację w najmniej właściwych momentach. Zgadzam się z tym, choć to od farmaceuty zależy jakie zastosuje rozwiązanie w takich momentach. Można stać przed pacjentem, który potrzebuje więcej uwagi i potakiwać głową, co jest wyraźnym, niewerbalnym sygnałem do dalszego nadawania komunikatów. Warto jednak w takich momentach, kłopotliwych dla farmaceutów, użyć słów typu: „to bardzo ważne, o czym pani/pan mówi i chętnie wrócę do tej rozmowy, ale proszę przyjść jutro po 13, bo wtedy będę mogła bardziej skupić się na pani problemach i znaleźć najlepsze rozwiązanie.” Taka elegancka i empatyczna formuła spowoduje, że to farmaceuta staje się panem czasu, który biegnie według jego wytycznych.

Czas może się stać sprzymierzeńcem apteki, jeśli odpowiednio nim zarządzimy i zasada ta wykorzystana jest także w aspektach merchandisingowych. Pewnie większość z Państwa zgodzi się z wynikiem badań statystycznych, że średnio ten sam pacjent pojawia się w aptece co trzy tygodnie. Oznacza to, że ekspozycja towarów atrakcyjnych sezonowo powinna być wystawiona na dwa tygodnie przed właściwym sezonem. Pozwala to na zbudowanie w świadomości pacjenta informacji, że apteka dysponuje preparatem na pierwszy, jesienny katar już w końcu sierpnia, kiedy pacjent kupuje preparat na oparzenia po kąpieli słonecznej. Efekt jest taki, że obraz leku na katar pojawia się w podświadomości i jest przywoływany wówczas kiedy ten katar nastąpi, określając jednocześnie kierunek jaki powinien obrać pacjent w poszukiwaniu rozwiązania swojego problemu.

Te kilka powyższych przykładów wskazują, że choć nie możemy zapanować nad czasem, to możemy go odpowiednio wykorzystać. Zachęcam zatem do przyjęcia wyzwania – zapanowania nad swoim czasem i prostego ćwiczenia, które zbliży do sukcesu w tej dziedzinie. Każdego dnia, przed pójściem spać, należy wziąć do ręki kalendarz lub telefon i wpisać w nim przynajmniej trzy zadania, które wyznaczamy sobie na dzień następny. A następnego dnia, rozpocząć od ich realizacji. Zaskutkuje to poczuciem satysfakcji z wykonania zadań, a na pewno da poczucie dobrego wykorzystania swojego czasu – wszak to co dzieje się pod naszą kontrolą cieszy najbardziej.

The post Czas jest naszym sprzymierzeńcem appeared first on Blog Apteneo.

Magazyn apteki to drugi najwyższy składnik kosztów (pierwszym jest personel). Właściwe zarządzanie magazynem to nie lada wyzwanie dla kierownika apteki. To codzienne obowiązki, na które składają się nie tylko zamawianie towaru czy wybór dostawcy, ale również: kontrola dostaw, sprawdzanie cen oraz liczne analizy. Te zadania wymagają nie tyle wiedzy farmaceutycznej, ile sprawności obsługi programu komputerowego i umiejętności liczenia.

Pozostawienie magazynu bez kontroli jest bardzo ryzykowne i może prowadzić w prostej linii do utraty opłacalności prowadzonej działalności. Z drugiej strony, umiejętne zarządzanie pozwala na osiąganie lepszych wyników finansowych. Wymaga jednak konsekwencji w działaniu i śledzeniu ważnych parametrów.

Wyliczenie rotacji w dniach

Najważniejszym wskaźnikiem, związanym z magazynem, jest jego rotacja. Przedstawiamy ją w dwojaki sposób – jako rotację w dniach oraz rotację w razach. W obu przypadkach do wyliczenia tego wskaźnika jest nam potrzebna wartość magazynu i wartość sprzedaży za okres minionego miesiąca.

Wskaźnik rotacji magazynu w dniach jest bardzo mocno uzależniony od rodzaju towaru, charakterystycznego dla danej apteki – czym wyższe są refundacje apteki, tym magazyn mocniej „ciąży” na wskaźniku. Przyjmuje się, że modelowy wskaźnik powinien być w okolicach 21 dni, a bezpieczny to taki, który jest mniejszy niż termin płatności za faktury do dostawców. Poniżej najpopularniejszy wzór na rotację magazynu (w liczniku, podobnie jak w mianowniku, podajemy wartość w kwocie netto):

Przykład:

Jeśli apteka realizuje obrót (sprzedaż netto) na poziomie 160000, a jej magazyn w cenach netto wynosi 140000, to rotacja magazynu w dniach wynosi 26 dni. Jeśli ta sama apteka otrzyma dobrą ofertę na zakup pakietowy leków na kwotę 7000, to jej wskaźnik wzrośnie 27,5 dnia. Ta sytuacja jest jeszcze komfortowa z punktu widzenia płatności realizowanych w terminie 30 dni. Jeśli jednak dobre oferty się na siebie nałożyły i trzeba byłoby podjąć decyzję o zakupie trzech takich pakietów, to magazyn przekroczyłby wartość miesięcznego obrotu o 1000 zł i rotacja wówczas przekroczyłaby bezpieczną barierę 30 dni.

Wyliczenie rotacji w razach

Te same wartości mogą być liczone jako magazyn w razach, co mówi nam ile razy apteka „zdąży” wymienić magazyn w trakcie jednomiesięcznego cyklu sprzedażowego. Ten wzór wygląda tak:

W przypadku tego wskaźnika wartości najczęściej oscylują wokół 1, ale im są mniejsze (zwłaszcza gdy zbliżają się do 0), tym sytuacja z przetowarowaniem staje się dla apteki bardziej niebezpieczna. W naszym przykładzie wskaźnik ten osiąga wartość 1,14 i jeśli się by się zwiększał, a nawet doszedł do cyfry 2, to oznaczałby dobry poziom przygotowania apteki do sprzedaży.

Analiza wiekowania magazynu

Niezależnie od tego, jaki przyjmiemy wskaźnik do analizy całego stanu magazynowego, nie zwalnia to kierownika apteki od szczegółowej analizy wiekowania magazynu. Podział stanu magazynowego w ujęciu okresu magazynowania przynosi wiele cennych informacji. Okazuje się bardzo często, że w aptece jest spora wartość towaru zalegającego więcej niż 6 miesięcy. Jeśli to jeszcze nie jest towar terminujący się, to na pewno są to środki, które zostały już dawno zapłacone do dostawców i ich sprzedaż uwolni te zamrożone zasoby.

Na przykładzie poniżej widać doskonale, że apteka ma ponad 7% magazynu nierotującego od pół roku. W cenach detalicznych to ponad 20000, które mogą być czystym zyskiem dla apteki.

Oczywiście, skoro ten towar nie sprzedał się do tej pory, to pewnie nie będzie łatwo, ale koniecznie należy się przyjrzeć szczegółom. Bardzo ważne jest, które konkretnie produkty stanowią dwie ostatnie grupy – czy to są np. substancje do receptury, kosmetyki, czy leki na receptę. Odpowiednia analiza pozwoli szybciej zareagować i zmierzyć się z tym problemem, żeby minimalizować ryzyko wystąpienia strat. Rekomenduję zatem w ramach pracy nad magazynem, generowanie takiej analizy w aptece co dwa tygodnie.

The post Jak dbać o magazyn apteki? appeared first on Blog Apteneo.