Dostępność, a właściwie jej brak, to zjawisko, które spędza sen z powiek wielu pacjentom. Mimo że co miesiąc wprowadza się na rynek farmaceutyczny w Polsce ponad 100 nowych pozycji, pacjenci doświadczają permanentnych braków towarowych. Przyczyn niskiej dostępności jest kilka – m.in. ograniczenia w produkcji leków z różnych względów technologicznych, nieuczciwe praktyki środowiska, ale także zły stan finansów apteki utrudniający właściwe zarządzanie magazynem.
Magazyn apteki to drugi najwyższy składnik kosztów (pierwszym jest personel). Właściwe zarządzanie magazynem to nie lada wyzwanie dla kierownika apteki. To codzienne obowiązki, na które składają się nie tylko zamawianie towaru czy wybór dostawcy, ale również: kontrola dostaw, sprawdzanie cen oraz liczne analizy. Te zadania wymagają nie tyle wiedzy farmaceutycznej, ile sprawności obsługi programu komputerowego i umiejętności liczenia.
Pozostawienie magazynu bez kontroli jest bardzo ryzykowne i może prowadzić w prostej linii do utraty opłacalności prowadzonej działalności. Z drugiej strony, umiejętne zarządzanie pozwala na osiąganie lepszych wyników finansowych. Wymaga jednak konsekwencji w działaniu i śledzeniu ważnych parametrów.
Wyliczenie rotacji w dniach
Najważniejszym wskaźnikiem, związanym z magazynem, jest jego rotacja. Przedstawiamy ją w dwojaki sposób – jako rotację w dniach oraz rotację w razach. W obu przypadkach do wyliczenia tego wskaźnika jest nam potrzebna wartość magazynu i wartość sprzedaży za okres minionego miesiąca.
Wskaźnik rotacji magazynu w dniach jest bardzo mocno uzależniony od rodzaju towaru, charakterystycznego dla danej apteki – czym wyższe są refundacje apteki, tym magazyn mocniej „ciąży” na wskaźniku. Przyjmuje się, że modelowy wskaźnik powinien być w okolicach 21 dni, a bezpieczny to taki, który jest mniejszy niż termin płatności za faktury do dostawców. Poniżej najpopularniejszy wzór na rotację magazynu (w liczniku, podobnie jak w mianowniku, podajemy wartość w kwocie netto):
| Rotacja magazynu w dniach | = | Magazyn | X 30 |
| Sprzedaż netto |
Przykład:
Jeśli apteka realizuje obrót (sprzedaż netto) na poziomie 160000, a jej magazyn w cenach netto wynosi 140000, to rotacja magazynu w dniach wynosi 26 dni. Jeśli ta sama apteka otrzyma dobrą ofertę na zakup pakietowy leków na kwotę 7000, to jej wskaźnik wzrośnie 27,5 dnia. Ta sytuacja jest jeszcze komfortowa z punktu widzenia płatności realizowanych w terminie 30 dni. Jeśli jednak dobre oferty się na siebie nałożyły i trzeba byłoby podjąć decyzję o zakupie trzech takich pakietów, to magazyn przekroczyłby wartość miesięcznego obrotu o 1000 zł i rotacja wówczas przekroczyłaby bezpieczną barierę 30 dni.
Wyliczenie rotacji w razach
Te same wartości mogą być liczone jako magazyn w razach, co mówi nam ile razy apteka „zdąży” wymienić magazyn w trakcie jednomiesięcznego cyklu sprzedażowego. Ten wzór wygląda tak:
| Rotacja magazynu w razach | = | Sprzedaż netto | |
| Magazyn |
W przypadku tego wskaźnika wartości najczęściej oscylują wokół 1, ale im są mniejsze (zwłaszcza gdy zbliżają się do 0), tym sytuacja z przetowarowaniem staje się dla apteki bardziej niebezpieczna. W naszym przykładzie wskaźnik ten osiąga wartość 1,14 i jeśli się by się zwiększał, a nawet doszedł do cyfry 2, to oznaczałby dobry poziom przygotowania apteki do sprzedaży.
Analiza wiekowania magazynu
Niezależnie od tego, jaki przyjmiemy wskaźnik do analizy całego stanu magazynowego, nie zwalnia to kierownika apteki od szczegółowej analizy wiekowania magazynu. Podział stanu magazynowego w ujęciu okresu magazynowania przynosi wiele cennych informacji. Okazuje się bardzo często, że w aptece jest spora wartość towaru zalegającego więcej niż 6 miesięcy. Jeśli to jeszcze nie jest towar terminujący się, to na pewno są to środki, które zostały już dawno zapłacone do dostawców i ich sprzedaż uwolni te zamrożone zasoby.
Na przykładzie poniżej widać doskonale, że apteka ma ponad 7% magazynu nierotującego od pół roku. W cenach detalicznych to ponad 20000, które mogą być czystym zyskiem dla apteki.
Oczywiście, skoro ten towar nie sprzedał się do tej pory, to pewnie nie będzie łatwo, ale koniecznie należy się przyjrzeć szczegółom. Bardzo ważne jest, które konkretnie produkty stanowią dwie ostatnie grupy – czy to są np. substancje do receptury, kosmetyki, czy leki na receptę. Odpowiednia analiza pozwoli szybciej zareagować i zmierzyć się z tym problemem, żeby minimalizować ryzyko wystąpienia strat. Rekomenduję zatem w ramach pracy nad magazynem, generowanie takiej analizy w aptece co dwa tygodnie.
